Bir proje sorumlusu belirleyin
Ofis taşımasında kararların tek bir kişide toplanması işleri hızlandırır. Proje sorumlusu nakliye firmasıyla, bina yönetimleriyle ve iç ekiplerle iletişimi yürütür. Çalışanların soruları da bu kişiye yönlendirilir.
Sorumlu kişinin elinde güncel bir yapılacaklar listesi ve takvim bulunmalıdır. İzin tarihleri, koli teslim günü, bilgi işlem çalışmaları ve taşınma saatleri bu listede yer alır. Her hafta kısa bir kontrol toplantısı gecikmeleri erkenden fark etmeyi sağlar.
Bina yönetimleriyle iletişim
Hem çıkış hem varış binasının yönetimi taşınma için kendi kurallarını uygular. Yazılı bildirim, araç plakaları, personel listesi ve firma bilgileri gibi talepler olabilir. Bu belgeleri erkenden hazırlamak taşınma haftasında stres yaşanmasını önler.
Yük asansörü ve yükleme alanı rezervasyonları özellikle ay sonlarında dolabilir. Tarih kesinleşir kesinleşmez rezervasyon yapmak önemlidir. Lobi ve koridor koruma şartlarını da önceden öğrenin.
Çalışanları ve bilgi işlemi hazırlayın
Çalışanlara kişisel eşyalarını hangi tarihe kadar paketlemeleri gerektiğini ve masa kodlarını bildirin. Masa üstünde kalan kişisel eşyalar taşınma sırasında kaybolabilir. Koli başına bir etiket ve isim yazılması karışıklığı önler.
Bilgi işlem ekibi sunucu, ağ ve telefon altyapısının yeni ofiste ne zaman hazır olacağını planlamalıdır. İnternet bağlantısının taşınmadan önce aktif olması pazartesi sabahı yaşanacak sorunları önler. Cihazların hangi masaya gideceği de bu planla eşleştirilmelidir.
Taşınma hafta sonu ve sonrası
Cuma akşamı başlayan taşıma, cumartesi kurulum ve pazar kontrol günüyle tamamlanabilir. Pazar günü yeni ofiste bir tur atarak eksik ya da hatalı yerleşimleri tespit etmek pazartesiyi rahatlatır. Bu kontrol sırasında nakliye ekibinden bir sorumlunun bulunması faydalıdır.
Pazartesi sabahı çalışanların sorularını yanıtlayacak bir destek noktası kurmak iyi bir fikirdir. İlk birkaç gün içinde ortaya çıkan küçük eksikler hızla giderilmelidir. Eski ofisin boş teslimi için de ayrı bir tarih planlanmalıdır.